กระบวนการประเมินผลของเรา

ในขณะที่ความสอดคล้องเป็นแง่มุมที่สำคัญของการให้บริการรับรองของ LRQA วิธีการเฉพาะตัวของเราจะเปลี่ยนการประเมินผลให้เป็นเครื่องมือการจัดการที่ทรงพลังสำหรับปรับปรุงและปกป้องประสิทธิภาพการดำเนินงาน จากการทำความเข้าใจสิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริงต่อองค์กรและผู้ถือหุ้นของคุณ เราจะช่วยให้คุณพัฒนาระบบจัดการและธุรกิจของคุณไปได้อย่างพร้อมเพรียงกัน

วิธีการของเราจะเป็นการประเมินที่ออกแบบตามวิธีการที่ระบบของคุณจัดการและลดความเสี่ยงด้านปฏิบัติการในทุกแง่มุม (อาทิ คุณภาพ สิ่งแวดล้อม หรือสุขภาพและความปลอดภัย) ในขณะเดียวกันยังคงรับรองความสอดคล้องที่มีต่อข้อกำหนดของมาตรฐานหรือแผนการที่เลือกอย่างเต็มที่

"วิธีการของ LRQA ได้ช่วยให้ DB Schenker Malaysia มั่นใจว่าเราจะยังคงสร้างความแข่งแกร่งให้กับการรักษาความปลอดภัยของห่วงโซ่อุปทานต่อไป ซึ่งเป็นการปกป้องผลประโยชน์ของบริษัท และเป็นการเพิ่มความเชื่อมั่นของลูกค้าของเราในการทำธุรกิจกับเรา"

Wolfgang Laabs, ผู้อำนวยการฝ่ายการจัดการ, DB Schenker Logistics, มาเลเซีย

วิธีการประเมินผลที่เป็นเอกลักษณ์ของ LRQA ถูกสร้างขึ้นตามหลัก 3 ประการ ได้แก่ วิธีการตามความเสี่ยง การควบคุมดูแลประเด็นหลัก ๆ และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเพิ่มคุณค่าให้กับการประเมินผลและการรับรองแบบดั้งเดิม

เราจะประเมินผลให้กับระบบการจัดการของคุณ โดยใช้การวิเคราะห์ช่องว่างตามความเหมาะสม เพื่อให้มั่นใจว่าระบบเป็นไปตามข้อจำกัดของมาตรฐาน แผนการ หรือเกณฑ์การประเมิน เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการประเมินผลของคุณ เราจะเข้าเยี่ยมชมบริษัทของคุณสองครั้งก่อนที่เราจะแนะนำการอนุญาต/การรับรอง

กระบวนการประเมินผลของเรามีทั้งหมด 3 ขั้น

ขั้นที่ 1: การค้นหาข้อเท็จจริง

ขั้นที่ 1

ก่อนที่จะทำการประเมินผลของคุณ เราจำเป็นต้องตรวจสอบว่าคุณพร้อมแล้วหรือไม่ เราจะดำเนินขั้นตอนนี้ในการเยี่ยมชมครั้งแรกของเรา โดยปกติแล้ว เราจะดำเนินการเยี่ยมชมในขั้นที่ 1 ภายในสถานที่

การดำเนินการในขั้นที่ 1 – การเยี่ยมชม

ในระหว่างการเยี่ยมชม เราจะ:

  • ประเมินสถานที่ตั้งและเงื่อนไขเฉพาะขององค์กรของคุณ
  • จัดการอภิปรายกับสมาชิกในองค์กรของคุณเพื่อตรวจสอบว่าคุณมีความพร้อมมากเพียงใดสำหรับการเยี่ยมชมครั้งที่สอง ดูว่าคุณมีความเข้าใจข้อกำหนดของมาตรฐานดีเพียงใด และดูว่าคุณมีความคืบหน้าในการตอบสนองต่อข้อกำหนดนั้น ๆ แค่ไหน
  • รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับขอบเขตของระบบการจัดการของคุณ กระบวนการและสถานที่ตั้งขององค์กรของคุณ และแง่มุมในด้านกฎหมาย ระเบียบข้อบังคับ และความสอดคลองที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น แง่มุมเหล่านี้อาจรวมถึงด้านสิ่งแวดล้อม
  • หรือแง่มุมทางกฎหมายในการปฏิบัติการขององค์กรของคุณและความเสี่ยงที่เกี่ยวเนื่องกับการปฏิบัติการดังกล่าว ตกลงรายละเอียดในการเยี่ยมชมครั้งที่ 2 และดูว่าเราจะจัดสรรแหล่งข้อมูลของ LRQA สำหรับการเยี่ยมชมดังกล่าวได้อย่างไร
  • พยายามทำความเข้าใจระบบการจัดการและการดำเนินงานของคุณ เพื่อให้เราทราบว่าจะให้ความสนใจที่สิ่งใดในการวางแผนการเยี่ยมชมครั้งที่ 2
  • ดูว่าองค์กรของคุณมีการวางแผนและดำเนินการตรวจสอบภายในและการตรวจสอบการบริหารจัดการหรือไม่
  • ตรวจสอบว่าการดำเนินการของระบบการจัดการมีระดับสูงพอให้เราดำเนินการเยี่ยมชมในขั้นที่ 2 หรือไม่

การรายงาน

เราจะบันทึกผลลัพธ์จากการเยี่ยมชมนี้และแจ้งให้คุณทราบก่อนที่ทีมงานประเมินผลจะเดินทางกลับ เราจะแจ้งให้คุณทราบหากเราพบสิ่งที่น่าเป็นกังกลที่สามารถจัดเป็นความไม่สอดคล้องกับมาตรฐานระหว่างการประเมินผลในขั้นที่ 2 ระยะเวลาระหว่างการเยี่ยมชมทั้งสองครั้งจะขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่เราคาดว่าคุณจะใช้ในการแก้ไขสิ่งที่น่าเป็นกังวลดังกล่าวจากการเยี่ยมชมในครั้งแรก

ขั้นที่ 2: การประเมินผล

ขั้นที่ 2

ในตอนนี้คุณก็พร้อมแล้วสำหรับการประเมินผลครั้งแรกของคุณ การเยี่ยมชมในครั้งนี้จะเกิดขึ้นในสถานที่ของคุณ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อประเมินการดำเนินการและประสิทธิภาพของระบบการจัดการของคุณ เราจะเก็บรวบรวมหลักฐานที่บอกว่าระบบการจัดการดังกล่าวเป็นไปตามข้อกำหนดตามมาตรฐานหรือการรับรองอื่น ๆ

การดำเนินการในขั้นที่ 2 - การเยี่ยมชม การประเมินผลครั้งแรก

ระหว่างการเยี่ยมชมในครั้งนี้ ทีมงานประเมินผลจะประเมินจากตัวอย่างกิจกรรมขององค์กรของคุณในจำนวนที่เพียงพอต่อการที่เราจะสามารถทำการตัดสินใจเกี่ยวกับการดำเนินงานและประสิทธิภาพของระบบการจัดการ เราจะสัมภาษณ์พนักงาน รวมถึงบุคลากรที่ดูแลด้านการบริหารและการปฏิบัติการในระดับสูง เพื่อให้เรามั่นใจว่าระบบนั้นได้รับการดำเนินการและมีการทำความเข้าใจทั่วกันทั้งองค์กร

ทีมงานประเมินผลจะทำการวิเคราะห์ข้อมูลและหลักฐานทั้งหมดที่เรารวบรวมได้ระหว่างการเยี่ยมชมทั้งสองครั้ง เพื่อตัดสินว่าเป็นไปตามข้อกำหนดการรับรองทั้งหมดหรือไม่ และพบสิ่งที่ไม่สอดคล้องกับมาตรฐานหรือไม่ ทีมงานอาจเสนอโอกาสในการปรับปรุงจากประสบการณ์ที่ผ่านมาของพวกเขา

เราจะตรวจสอบระบบการจัดการของคุณเพื่อพิจารณาถึงประเด็นต่าง ๆ ต่อไปนี้เป็นอย่างน้อย:

  • ข้อมูลและหลักฐานเกี่ยวกับความสอดคล้องกับข้อกำหนดของมาตรฐานทั้งหมด
  • การติดตาม วัดผล รายงาน
  • และตรวจสอบผลการดำเนินการโดยเทียบกับวัตถุประสงค์และเป้าหมายด้านผลการดำเนินการที่สำคัญ ระบบการจัดการของคุณและผลการดำเนินการเกี่ยวกับความสอดคล้องทางกฎหมาย
  • การควบคุมการปฏิบัติงาน
  • การตรวจประเมินภายในและการตรวจสอบการจัดการ
  • ความรับผิดชอบด้านการจัดการสำหรับนโยบายขององค์กรของคุณ
  • การเชื่อมโยงระหว่างข้อกำหนดของมาตรฐาน นโยบาย ประสิทธิภาพการดำเนินการ วัตถุประสงค์ และเป้าหมาย ข้อกำหนดทางกฎหมายที่มีผลบังคับใช้ ความรับผิดชอบ ความสามารถส่วนบุคคล การปฏิบัติการ ขั้นตอนการทำงาน ข้อมูลการดำเนินการ และผลการตรวจประเมินภายใน

การรายงาน

เมื่อเสร็จสิ้นการเยี่ยมชมในขั้นที่ 2 ทีมงานประเมินผลจะเขียนผลการประเมินในรายงานของการเยี่ยมชมครั้งนี้ รายงานฉบับนี้จะบันทึกผลลัพธ์ของการประเมินผล สิ่งที่ควรปรับปรุง และความไม่สอดคล้องที่พบและยอมรับ โดยปกติแล้ว ทีมงานจะมอบรายงานไว้ให้คุณก่อนที่จะเดินทางกลับจากสถานที่ของคุณ

ขั้นที่ 3: การตรวจประเมินเฝ้าติดตามแบบเฉพาะเจาะจง

ขั้นที่ 3

เพื่อทำให้แน่ใจว่าระบบการจัดการของคุณยังคงมีประสิทธิภาพ และเพื่อติดตามความคืบหน้านับจากการเยี่ยมชมครั้งล่าสุดของเรา การเยี่ยมชมจะเกิดขึ้นเป็นระยะอย่างสม่ำเสมอ

การเยี่ยมชมเพื่อเฝ้าติดตามมีเป้าหมายเพื่อยืนยันว่าระบบการจัดการที่ผ่านการอนุมัติแล้วนั้นยังคง:

  • ได้รับการรักษาไว้
  • มีการดำเนินงาน
  • มีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

การติดต่อล่วงหน้าก่อนการเยี่ยมชม

สำหรับลูกค้าที่…

a) ยังใหม่กับวิธีการดังกล่าว: ผู้ประเมินผลจะอธิบายถึงวิธีการใหม่นี้และแนวทางที่ดีที่สุดในการแนะนำวิธีการนี้สู่บริษัทของคุณ และตกลงการเตรียมการสำหรับการพูดคุยกับฝ่ายการจัดการอาวุโสที่การประชุมแบบเปิด

b) คุ้นเคยกับวิธีการดังกล่าว: ผู้ประเมินผลจะยืนยันว่าประเด็นที่เลือกไว้ในการเยี่ยมชมครั้งก่อนหน้านั้นยังคงมีความเกี่ยวเนื่องอยู่ และยืนยันว่าจะมีบุคลากรที่เหมาะสม พวกเขาจะตกลงการปรับปรุงแก้ไขประเด็นตามความจำเป็น

หากการเยี่ยมชมดังกล่าวเป็นการเยี่ยมชมเพื่อวางแผนการต่ออายุการรับรอง ผู้ประเมินผลจะแนะนำให้รู้จักหลักการด้านการทบทวน การดูตัวอย่าง และการวางแผน

การพูดคุยกับฝ่ายการจัดการอาวุโส

ผู้ประเมินผลจะ…

  • แนะนำว่า LRQA จะทำอะไรที่แตกต่างจากเดิมบ้างในการเยี่ยมชมครั้งนี้และทำไม
  • แสดงให้เห็นว่ามีประเด็นใดบ้างที่สำคัญกับลูกค้าและผู้ถือผลประโยชน์ร่วมของเขา
  • และเลือกประเด็นสำหรับการเยี่ยมชม ระบุว่าระบบการจัดการจะสามารถนำไปใช้งานได้ในที่ใดบ้างเพื่อขับเคลื่อนให้เกิดการปรับปรุงประสิทธิภาพในแง่ของประเด็นเหล่านี้
  • รับฟังมุมมองของคุณเกี่ยวกับปัญหาต่าง ๆ เกี่ยวกับประเด็นที่เลือกสำหรับการเยี่ยมชมครั้งนี้ และคำนึงถึงปัญหาเหล่านั้นในการตรวจประเมินของคุณ
  • อภิปรายเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ขององค์กรในอนาคตของคุณ และชี้แจงโอกาสสำหรับประเด็นของการเยี่ยมชมในอนาคต

แผนการเยี่ยมชม

เมื่อตกลงประเด็นสำหรับการเยี่ยมชมครั้งนี้ (หรือการเยี่ยมในอนาคต) ได้แล้ว ผู้ประเมินผลจะระบุว่ามีฝ่ายใดบ้าง การควบคุมกระบวนการและระบบใดบ้าง ที่เกี่ยวข้องกับประเด็นดังกล่าวและสามารถประเมินได้:

ประเด็น + บุคลากร กระบวนการ การควบคุม และระบบที่ต้องทำการตรวจสอบ = แผนการเยี่ยมชม

ความยืดหยุ่นของแผนการในอนาคต - แผนการสำหรับการเยี่ยมชมในอนาคตควรมีความยืดหยุ่น หากสถานการณ์เกิดการเปลี่ยนแปลง เช่น เกิดการร้องเรียนจากลูกค้ารายใหญ่ หรือการฝ่าฝืนกฎระเบียบข้อบังคับ LRQA ควรจะสามารถปรับปรุงแก้ไขประเด็นของการเยี่ยมชมได้ หรือแนะนำประเด็นใหม่ขึ้นมา เพื่อแก้ไขปัญหาของความกังวลในขณะนั้นสำหรับลูกค้าของเราและ/หรือผู้ถือผลประโยชน์ร่วมของลูกค้า

การดำเนินการเยี่ยมชม

ขณะดำเนินการเยี่ยมชม ผู้ประเมินผลจะ:

  • ตรวจสอบประเด็นดังกล่าวในขอบเขตที่วางไว้ ผู้ประเมินผลอาจต้องการติดตามข้อมูลอื่น ๆ ที่ไม่ได้ระบุไว้ในแผนการแรก หากข้อมูลนั้น ๆ มีความสำคัญกับประเด็นดังกล่าว
  • ใช้การประเมินผลตามขอบเขตดังกล่าวเพื่อยืนยันว่ามีการควบคุมระบบพร้อมแล้ว และกำลังได้รับการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ
  • พิจารณาว่าคุณกำลังใช้งานระบบการจัดการเพื่อจัดการ และ/หรือปรับปรุงปัญหาที่เกี่ยวข้องกับประเด็นที่ระบุหรือไม่
  • รายงานข้อด้อยในระบบหรือประสิทธิภาพของระบบ และแนะนำการปรับปรุงที่เป็นไปได้เพื่อให้คุณนำไปพิจารณา

การรายงานการเยี่ยมชม - รายงานการเยี่ยมชม

รายงานการเยี่ยมชมที่มอบไว้กับคุณหลังจากการเยี่ยมชมจะ:

  • ประกอบด้วยบทสรุปของการอภิปรายกับฝ่ายการจัดการอาวุโส
  • ติดตามตัวอย่างของโครงการปรับปรุงระยะยาว
  • บันทึกข้อมูลที่ได้ติดตามและหลักฐานที่ได้ตรวจสอบ รวมถึงผลการประเมินและสรุปผล
  • บันทึกผลการตรวจสอบ
  • บันทึกสรุปโดยรวมเกี่ยวกับประสิทธิภาพของระบบการจัดการที่เกี่ยวข้องกับประเด็น และที่สอดคล้องกับข้อกำหนดของมาตรฐานการประเมิน
  • ระบุประเด็นและขอบเขตสำหรับการเยี่ยมชมครั้งถัดไป
  • ผลตอบรับสำหรับฝ่ายการจัดการอาวุโส

ในการประชุมแบบปิด ผู้ประเมินผลจะ:

  • ให้ภาพรวมของผลการตรวจสอบที่พบและแจ้งข้อสรุปของเขา
  • แสดงให้เห็นว่ามีที่ใดบ้างที่ระบบการจัดการให้ความช่วยเหลือคุณในการแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับประเด็นดังกล่าวที่ช่วยให้เกิดการขับเคลื่อนการปรับปรุง
  • พวกเขาจะบรรยายถึงข้อด้อยของระบบที่เกี่ยวข้องกับประเด็นดังกล่าว และอธิบายว่าข้อด้อยเหล่านี้อาจส่งผลกระทบอย่างร้ายแรงต่อธุรกิจของคุณได้อย่างไร

กระบวนการตรวจประเมินของLRQA

เอกสารข้อมูลสำหรับลูกค้า: กระบวนการประเมินผล — เค้าโครงการให้บริการระบบการจัดการ 0.33MB

ข้อกำหนดด้านการรับรองมาตรฐานกำหนดไว้ว่ากระบวนการประเมินผลนั้นประกอบด้วย 4 องค์ประกอบ ดังนี้:

  • การประเมินผลการออกแบบและคำจำกัดความของระบบ
  • การประเมินผลการกำกับดูแลตนเองในระบบของลูกค้า
  • การวางแผนการเยี่ยมชมเพื่อตรวจสอบการดำเนินการ
  • การประเมินผลการดำเนินการของระบบ

เรารวบรวมองค์ประกอบเหล่านี้เข้าด้วยกันเพื่อตอบสนองต่อข้อกำหนดของตลาด อย่างไรก็ตาม การเยี่ยมชมทุกครั้งจะต้องให้เวลาแก่คุณ ซึ่งคือลูกค้า เพื่อทำการแก้ไขความไม่สอดคล้องใหญ่ ๆ ที่พบก่อนที่จะมีการเยี่ยมชมครั้งถัดไป ตามปกติแล้ว เราจะทำการประเมินผลระบบการจัดการสำหรับการรับรองในครั้งแรกโดยแบ่งเป็น 2 ขั้น นั่นคือ ขั้นที่ 1 และขั้นที่ 2